10 марта – День архивов
История архива
Архивы — это неотъемлемая часть культуры и истории. Они хранят память о прошлом, помогая понять настоящее и строить будущее. На территории ЗАТО Межгорье функцию муниципального архива выполняет архивная служба Администрации ЗАТО Межгорье, образованная 1 января 2001 года, в соответствии с решением Президиума Городского Совета депутатов от 23.12.2000 г. № 4-5.
15 января 2001 года заведующим архива была принята Казеева Ольга Алексеевна, которая стояла у истоков его формирования. С апреля 2008 года и по настоящее время заведующий архивом - Аскарова Инна Борисовна, до ноября 2020 года работавшая в архиве одна, сейчас в штате 2 единицы: заведующий и техник-программист Христофорова Елена Валерьевна.
Задачи и функции архива
Основными задачами и функциями муниципального архива являются: обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению; комплектование архива архивными документами; использование архивных документов, в том числе информационное обеспечение граждан и организаций в соответствии с их запросами; организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве; осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства в области обеспечения сохранности документов
Формирование архива
Первым годом приема документов стал 2002 год, он же стал, на данный момент, и самым объемным по приему дел (440). В дальнейшие годы цифры приема документов колеблются от 200 до 375 единиц хранения в год. Такой объем документов объясняется тем, что в градообразующее предприятие АО УС № 30 (до 2022 г. ФГУП УС-30), МСЧ-142 и другие в силу своего статуса не создают документов архивного фонда Республики Башкортостан, их документы относятся к архивному фонду Российской Федерации, поэтому эти организации и учреждения не передают архивные документы на хранение в муниципальный архив. На начало 2026 года документальный фонд муниципального архива ЗАТО Межгорье составил 43 фонда, это свыше 7 тысяч единиц хранения на бумажной основе, охватывающие период с 1996 года по настоящее время. Муниципальный архив, главным образом, составляют документы действующих организаций и учреждений, а также ликвидированных предприятий и организаций, функционировавших на территории города Межгорье. Именно в архиве хранится информация о становлении и развитии органов местного самоуправления, о деятельности учреждений образования, культуры, спорта, организаций и предприятий города. Все изменения, какой бы сферы деятельности не касались, находят отражение в документах. В каждом из архивных документов, стоит история организаций, учреждений, а в целом, история нашего города. В настоящее время в списке источников комплектования муниципального архива – 16 организаций, т.е. учреждения, передающие на хранение документы постоянного срока хранения и хранящие у себя документы по личному составу.
Хранение архивных документов
В 2001 году на втором этаже пятиэтажного офисного здания были выделены два помещения, площадью 47 кв.м.: архивохранилище и кабинет заведующего архивом. В 2022-2024 годах, в связи с производственной необходимостью, а также полной загруженностью архивохранилища, архиву были выделены и отремонтированы дополнительные помещения, в том числе помещение под новое архивохранилище. Площадь всех помещений архива на 1 января текущего года составляет 140 кв.м., загруженность архивохранилищ – 67,5 %. Муниципальный архив оборудован современными системами пожарной и охранной сигнализации, условия хранения документов соответствуют современным требованиям, температурно-влажностный режим поддерживается при помощи вентиляции и кондиционирования, контролируется специальными приборами - гигрометрами. Архив оснащен современной оргтехникой, визуализатором для оцифровки, металлическими стеллажами. Все принятые на хранение документы закартанированы в архивные короба, которые ежегодно приобретаются.
Цифровизация архивных документов
Одной из задач, поставленной перед архивами, является оцифровка архивных документов. Перевод архивных документов в цифровой формат является наиболее удобным инструментом для сохранения и использования информации. Основные цели оцифровки – расширение и облегчение доступа к документам Архивного фонда, обеспечение сохранности подлинников путем вывода их из оборота и предоставление доступа к электронному фонду пользования, упрощение предоставления муниципальной услуги, удобство поиска необходимой информации, а также оперативного доступа к архивным документам. В настоящее время муниципальным архивом оцифровано более 30 % единиц постоянного хранения.
Использование архивных документов
Одним из важнейших направлений деятельности муниципального архива является использование архивных документов. Документы по личному составу — это не только сухие цифры о заработной плате и стаже работы граждан, это и огромный массив документов, который отражает само время, его дух, когда судьба человека переплеталась с судьбой страны. В архиве имеются достоверные сведения о работе того или иного человека и на основании этих документов назначается пенсия, когда человек уходит на пенсию, для него становится важным каждый рубль. Наряду с исполнением тематических и социально-правовых запросов, в том числе связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, внимание уделяется популяризации документов. Муниципальным архивом экспонируются фотодокументальные выставки, в том числе и в электронном варианте, которые размещаются на официальном сайте Администрации ЗАТО Межгорье в разделе Архивное дело, проводятся выставки и экскурсии в самом архиве.
Ежегодно, 10 марта, в России отмечают День архивов. На коллегии 06.03.2025 г. Управлением по делам архивов Республики Башкортостан по итогам 2024 года Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан объявлена благодарность за работу муниципального архива. По прошествии 25 лет со дня создания архива, становится понятно, что условия для обеспечения сохранности документов и выполнения, поставленных задач перед муниципальным архивом Администрации ЗАТО Межгорье соблюдены и выполнены в полном объеме согласно требованиям. Но работа по обеспечению нормативных условий и режимов, надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату, должна быть и будет продолжена, а перевод документов в цифровой формат, выведет архив на качественно новый уровень по оперативности и доступности получения пользователями архивной информации и позволит обеспечить сохранность архивных документов. Во все времена главное предназначение архивов – собирать и хранить документы, эта работа очень важна и результаты ее приобретают значение через много лет. Если не сохранить документы, то уже через несколько лет люди не смогут получить важные сведения.
Заведующий архивной службой Администрации ЗАТО Межгорье И.Б.Аскарова
